在庫管理システム
選び方

在庫管理システムの選び方と導入ポイント

業務効率化を実現するために欠かせない在庫管理システムの選び方について詳しく解説します。この記事では、適切なシステムを選ぶための重要なポイントや機能、おすすめの製品について紹介します。

在庫管理システムの基本

在庫管理システムとは

在庫管理システムは、在庫の追跡、発注、管理を効率化するためのツールです。企業の規模や業種を問わず、あらゆるビジネスにおいて「適切な量の商品を、適切なタイミングで、適切な場所に」供給するために必要不可欠なシステムと言えるでしょう。
在庫管理システムの歴史は古く、1960年代にMRP（資材所要量計画）と呼ばれるシステムが登場したのが始まりと言われています。当時のMRPは、主に製造業において、必要な資材を必要な時に調達することを目的としていました。その後、コンピューター技術の進化とともに、在庫管理システムは進化を遂げ、現在では、販売管理や顧客管理など、他のシステムと連携した多機能なシステムが登場しています。

在庫管理システムの主な機能

在庫管理システムには、在庫の状況をリアルタイムに把握するための「在庫追跡機能」、適切なタイミングで発注を行うための「自動発注機能」、過去の在庫状況を分析するための「在庫履歴管理機能」など、様々な機能があります。これらの機能を組み合わせることで、企業はより効率的かつ効果的に在庫を管理することができるようになります。
例えば、在庫追跡機能では、商品の入庫、出庫、移動、返品などの情報を記録し、現在の在庫数を正確に把握することができます。また、商品ごとにロケーション情報やロット番号などを管理することで、より詳細な在庫状況を把握することも可能です。
自動発注機能は、あらかじめ設定した発注点に基づいて、自動的に発注をかける機能です。この機能を利用することで、発注業務の効率化だけでなく、発注ミスや在庫切れの防止にも繋がります。
在庫履歴管理機能では、過去の在庫状況を分析することで、需要予測や在庫計画の精度向上に役立ちます。例えば、過去の売上データや季節変動などを考慮することで、将来の需要を予測し、適切な量の在庫を確保することができます。

在庫管理システムを導入するメリット

在庫管理システムを導入することで、在庫の適正化、業務効率の向上、コスト削減など、多くのメリットがあります。在庫管理システムは、企業の収益向上に大きく貢献するツールと言えるでしょう。
まず、在庫の適正化という点では、在庫管理システムを導入することで、リアルタイムな在庫状況を把握することができるため、過剰な在庫を抱えるリスクを減らし、在庫切れによる機会損失を最小限に抑えることができます。次に、業務効率の向上という点では、在庫管理システムを導入することで、従来手作業で行っていた在庫管理業務を自動化することができるため、業務の効率化を図り、人為的なミスを削減することができます。その結果、従業員はより付加価値の高い業務に集中することができるようになります。
さらに、コスト削減という点では、在庫管理システムを導入することで、在庫の適正化による保管コストの削減、業務効率化による人件費の削減、発注ミスや在庫切れの防止による損失の削減など、様々なコスト削減効果が期待できます。

在庫管理システムを選ぶポイント

自社に必要な機能があるか確認する

在庫管理システムを選ぶ際には、まず自社が抱える在庫管理の課題を明確化し、その課題を解決できる機能が備わっているかを確認することが重要です。例えば、小売業であればPOSシステムとの連携機能、製造業であれば生産管理システムとの連携機能などが求められます。
また、自社のビジネスモデルや扱う商品、在庫管理の規模なども考慮する必要があります。例えば、ECサイトを運営している企業であれば、受注管理や配送管理との連携機能が求められますし、多品種少量生産を行っている企業であれば、ロット管理やトレーサビリティ機能が求められます。

システムの連携性を確認する

在庫管理システムは、単独で利用されることは少なく、他のシステムと連携して利用されることが一般的です。そのため、既存のシステムとスムーズに連携できるかどうかも重要なポイントとなります。例えば、会計システム、販売管理システム、ECサイト構築プラットフォームなどとの連携が考えられます。
システム連携には、API連携やCSVデータのインポート・エクスポートなど、様々な方法があります。自社のシステム環境に合った連携方法を選択できるかどうかも確認しておきましょう。スムーズなシステム連携は、データの二重入力や入力ミスを防ぎ、業務効率化に大きく貢献します。

コストパフォーマンスを考慮する

在庫管理システムを導入する際には、導入費用だけでなく、ランニングコストも考慮して、コストパフォーマンスの高いシステムを選ぶことが大切です。導入費用には、初期費用、システム導入費用、カスタマイズ費用などがあります。ランニングコストには、月額利用料、保守費用、バージョンアップ費用などがあります。
初期費用が安くても、月額利用料が高額なシステムや、機能が不足しているために追加費用が発生するシステムは、かえってコストがかかる可能性があります。長期的な視点に立って、トータルコストで比較検討することが重要です。無料トライアルやデモ版などを利用して、実際に使い勝手や機能を体験してみることも有効です。

セキュリティ対策を確認する

在庫管理システムには、顧客情報、取引先情報、商品情報、在庫情報など、企業にとって重要な情報が保存されています。そのため、セキュリティ対策がしっかりとしているシステムを選ぶことが非常に重要です。具体的には、情報漏洩対策、不正アクセス対策、ウイルス対策などが施されているかを確認する必要があります。
信頼できるセキュリティ基準を満たしているかどうかも重要な判断基準となります。例えば、国際標準規格であるISO/IEC27001（情報セキュリティマネジメントシステム）の認証を取得しているか、プライバシーマークを取得しているかなどを確認すると良いでしょう。

サポート体制を確認する

在庫管理システムを導入した後、システムの操作方法がわからない場合や、トラブルが発生した場合に備え、適切なサポートを受けられる体制が整っているかどうかも確認しておきましょう。電話、メール、チャットなど、問い合わせ方法が複数用意されているシステムが望ましいです。
サポート対応の質やスピードも重要なポイントです。問い合わせに対して、迅速かつ的確な回答が得られるか、問題解決まで丁寧にサポートしてくれるかなどを確認しましょう。また、FAQやマニュアルなど、セルフサポートの充実度も確認しておくと良いでしょう。

操作性と使いやすさを確認する

従業員が実際に利用するシステムであるため、操作性と使いやすさも重要な選定基準となります。システムの操作が複雑で使いにくい場合は、従業員の負担が増加し、業務効率が低下するだけでなく、導入後の定着にも影響を及ぼす可能性があります。
システムの操作画面が見やすいか、直感的に操作できるか、入力項目がわかりやすいかなどを確認しましょう。可能であれば、無料トライアルやデモ版などを利用して、実際に操作してみることをおすすめします。また、従業員向けに操作説明会やトレーニングを実施してくれるベンダーを選ぶことも有効です。