エクセルを使った在庫管理の全て：
メリット、テンプレート、運用方法を徹底解説

エクセルで在庫管理を行うメリット

コストパフォーマンスの高さ

エクセルを利用することで、専門的な在庫管理ソフトを導入するのに比べて低コストで運用できます。中小企業や個人事業主にとって、初期費用やランニングコストを抑えながら在庫管理を始められる点は大きな魅力です。特に、導入段階では予算が限られている場合や、本格的なシステム導入はまだ時期尚早と判断される場合に有効です。また、エクセルは多くのユーザーが使い慣れたソフトであるため、特別な研修やサポートが不要で、人件費の削減にも繋がります。さらに、エクセルは無料で使用できるため、導入コストを抑えられます。

柔軟性と使いやすさ

エクセルは、表計算ソフトとして高い柔軟性を持ち合わせています。必要な項目や計算式を自由に設定できるため、自社の業務内容や在庫管理のニーズに合わせてカスタマイズが可能です。例えば、商品コードやロット番号、納期、仕入先などの項目を追加したり、在庫の回転率や売上予測などの計算式を組み込んだりすることができます。また、グラフやピボットテーブルなどの機能を活用することで、データを視覚的に分析することも可能です。さらに、エクセルは操作が直感的で、誰でも簡単に扱えるという利点があります。複雑な操作や専門知識が不要なため、従業員全員がスムーズに在庫管理業務に参加できます。

導入と運用の簡便さ

エクセルは、特別なソフトウェアのインストールや設定が不要で、すぐに使い始めることができます。既存のExcelファイルに在庫管理用のシートを追加したり、テンプレートを利用したりすることで、短時間で在庫管理表を作成できます。また、エクセルはデータの入力や編集が容易で、誰でも簡単に操作できます。そのため、特別なスキルや知識がなくても、スムーズに在庫管理業務を始めることができます。さらに、エクセルは多くのユーザーが利用しているため、情報共有や連携が容易です。例えば、在庫管理表を共有して、複数人でデータの確認や修正を行うことができます。

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エクセルでの在庫管理表の作成方法

単票タイプの作成手順

1. エクセルを起動します。
2.各項目名を入力し、セルのレイアウトを整えます。商品名、在庫数量、入出庫日、単価、金額などの項目を列見出しとして入力します。
3.データを入力して完成です。各項目に該当するデータを入力していきます。例えば、商品名には「商品A」、在庫数量には「100個」、入出庫日には「2023年12月1日」といった具合です。

在庫移動表タイプのメリットと作成方法

在庫移動表は、在庫の移動履歴を詳細に記録することで、在庫の所在や移動状況を把握しやすく、管理の精度を高めることができます。また、在庫の移動に伴う発生源や移動先を明確にすることで、在庫管理の効率化に役立ちます。エクセルでは、在庫移動表を簡単に作成できます。

1.エクセルを起動します。
2.各項目名を入力し、セルのレイアウトを整えます。項目には「商品名」、「移動日」、「移動元」、「移動先」、「数量」などが含まれます。
3.データを入力して完成です。各項目に該当するデータを入力していきます。例えば、商品名には「商品B」、移動日には「2023年12月2日」、移動元には「倉庫A」、移動先には「倉庫B」、数量には「50個」といった具合です。

必要な項目の記入

在庫管理表の項目には、以下の項目が含まれます。
- 商品名：在庫管理の対象となる商品名
- 在庫数量：現在の在庫数
-入出庫日：在庫の入庫日または出庫日
- 入出庫数量：入庫または出庫された数量
- 単価：商品の単価
- 金額：在庫の金額
- 仕入先：商品の仕入先
- 納期：商品の納期
- ロット番号：商品のロット番号
- 在庫場所：在庫の保管場所
-備考：その他必要な情報
これらの項目を適切に設定することで、在庫管理の精度を高め、必要な情報を効率的に把握することができます。

エクセルの在庫管理に使える関数

IF関数は、条件に応じた処理を行う関数です。在庫管理では、在庫数が一定数以下になった場合に発注を行うなどの処理に役立ちます。例えば、在庫数が10個以下になった場合に「発注」と表示するようなルールを設定できます。
IF関数の書式は以下の通りです。
=IF(条件式,真の場合の値,偽の場合の値)
条件式には、在庫数が10個以下かどうかを判定する式を記述します。真の場合の値には「発注」と表示する文字列を、偽の場合の値には「在庫あり」と表示する文字列を記述します。

VLOOKUP関数

VLOOKUP関数は、特定の値を検索して、対応する値を取得する関数です。在庫管理では、商品コードから商品名や単価などの情報を取得する際に役立ちます。例えば、商品コード「A001」に対応する商品名を取得したい場合に、VLOOKUP関数を使用できます。
VLOOKUP関数の書式は以下の通りです。
=VLOOKUP(検索値,検索範囲, 列番号,範囲指定)
検索値には、商品コード「A001」を記述します。検索範囲には、商品コードと商品名などの情報が記載された範囲を指定します。列番号には、商品名を取得したい列番号を指定します。範囲指定には、TRUEまたはFALSEを指定します。TRUEを指定すると、検索値と一致する値または検索値より小さい値の中で最大の値を検索します。FALSEを指定すると、検索値と完全に一致する値のみを検索します。

SUMIF関数

SUMIF関数は、条件を満たすセルを合計する関数です。在庫管理では、特定の商品の在庫数量を合計したり、特定の期間の入出庫数量を合計したりする際に役立ちます。例えば、商品名「商品C」の在庫数量を合計したい場合に、SUMIF関数を使用できます。
SUMIF関数の書式は以下の通りです。
=SUMIF(条件範囲,条件,合計範囲)
条件範囲には、商品名「商品C」が記載された範囲を指定します。条件には「商品C」を記述します。合計範囲には、在庫数量が記載された範囲を指定します。

エクセル在庫管理の運用ポイント

運用ルールを定める

在庫管理のフローを標準化し、全員が一貫して作業を行えるようにすることが重要です。例えば、在庫の入出庫処理、発注処理、在庫管理表の更新処理などの手順を明確に定め、マニュアルを作成します。また、在庫管理に関わる担当者を明確にし、それぞれの役割分担を明確にすることで、責任の所在を明確化し、業務の効率化を図ります。

定期的にバックアップを取る

データの消失を防ぐため、定期的なバックアップが重要です。エクセルファイルは、誤って削除したり、破損したりする可能性があります。そのため、定期的にバックアップを作成し、安全な場所に保管しておく必要があります。バックアップの方法としては、ファイルの複製、クラウドストレージへの保存、外部ハードディスクへの保存などがあります。

クラウドサービスの活用

Webブラウザ版のExcelを利用することで、複数ユーザーでの同時編集を可能にします。Googleスプレッドシートなどのクラウドサービスを活用することで、場所や時間に関係なく、複数の担当者で在庫管理表を共有し、リアルタイムにデータの更新や確認を行うことができます。また、クラウドサービスはデータのバックアップ機能も備えているため、データの消失リスクを軽減できます。さらに、クラウドサービスは、データの共有やアクセス権限の管理が容易で、複数拠点での在庫管理にも適しています。

効果的な在庫管理方法とは？

在庫管理をシステム化するメリット

専用の在庫管理システムを使うことで、さらに効率的で精度の高い在庫管理が可能となります。在庫管理システムは、在庫の入出庫管理、発注管理、在庫分析などの機能を備えており、エクセルよりも高度な機能を提供します。また、在庫管理システムは、データの整合性を保ち、誤入力やデータの重複を防ぐことができます。さらに、在庫管理システムは、在庫の回転率や売上予測などの分析機能も備えているため、経営判断に役立つ情報を提供します。

エクセル管理との併用方法

初期段階ではエクセルを活用し、業務の拡大に応じてシステムに移行する方法も検討しましょう。エクセルは、導入コストが低く、使い方が簡単であるため、初期段階の在庫管理には最適です。しかし、業務が拡大し、在庫管理の複雑化やデータ量の増加に伴い、エクセルでは対応が難しくなる場合があります。そのような場合は、専用の在庫管理システムへの移行を検討する必要があります。エクセルと在庫管理システムを併用することで、それぞれのメリットを活かした効率的な在庫管理を実現できます。例えば、エクセルで在庫管理表を作成し、在庫管理システムで発注や在庫分析を行うといった方法が考えられます。

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まとめ

本記事では、エクセルを用いた在庫管理のメリットや具体的手法を紹介しました。エクセルは、コストパフォーマンスが高く、柔軟性と使いやすさに優れているため、中小企業や個人事業主にとって有効な在庫管理ツールです。しかし、業務の規模や複雑さに応じて、専用の在庫管理システムへの移行も検討する必要があります。エクセルを上手に活用して、効率的な在庫管理を実現しましょう。